Co wlicza się do czasu pracy po zmianach w Kodeksie Pracy?

Czas nieświadczenia przez pracownika pracy, np. z powodu oczekiwania na jej przydzielanie, stanowi jego czas pracy, jeżeli tylko pracownik jest faktycznie gotów do jej wykonywania.

Czas pracy

Czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy (art. 128 Kp). Ważne są tu więc dwa podstawowe elementy:

  • pozostawanie przez pracownika w dyspozycji pracodawcy oraz
  • miejsce, w którym pracownik w tej dyspozycji pozostaje.

Pozostawanie pracownika w dyspozycji pracodawcy jest pojęciem szerokim i niedookreślonym. Definiując czas pracy, ustawodawca nie odwołuje się jedynie do okresów rzeczywistego wykonywania pracy, lecz rozszerza pojęcie czasu pracy o niektóre okresy niewykonywania pracy.

Zgodnie bowiem z art. 22 §1 Kodeksu pracy przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę. Oznacza to, że również czas nieświadczenia przez pracownika pracy, np. z powodu oczekiwania na jej przydzielanie, stanowi jego czas pracy, jeżeli tylko pracownik jest faktycznie gotów do jej wykonywania. Pracownik musi jednak pozostawać w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub innym miejscu wskazanym przez pracodawcę do wykonywania pracy. Nie pozostaje więc w dyspozycji pracodawcy pracownik, który nie znajduje się w miejscu wyznaczonym mu przez pracodawcę jako miejsce wykonywania pracy (którym może być zakład pracy lub inne wskazane miejsce).

Czyli np. jeśli pracownik wykonuje pracę zdalną, to zasadniczo powinien być do dyspozycji pracodawcy w godzinach pracy (poza np. krótkimi momentami dotyczącymi związanymi z koniecznością życia prywatnego np. gdy pracownik musi na chwilę zareagować na potrzebę domownika itp.).

Warto ustalić dokładny moment rozpoczęcia i zakończenia pracy

Okres pozostawania w dyspozycji pracodawcy rozpoczyna się w chwili stawienia się pracownika w miejscu pracy (w zakładzie pracy lub innym wyznaczonym do świadczenia pracy miejscu), a kończy z upływem dniówki roboczej lub wyjątkowo później z końcem wykonywania dodatkowo zleconych pracownikowi zadań w ramach pracy w godzinach nadliczbowych.

Przepisy powszechne nie regulują precyzyjnie, od jakiego momentu należy liczyć czas pracy pracownika. Regulacje takie mogą znaleźć się w zakładowych przepisach prawa pracy, np. w regulaminie pracy, układzie zbiorowym. Istotne znaczenie ma również przyjęty u pracodawcy sposób potwierdzania obecności pracowników w pracy (np. karty zegarowe lub listy obecności).

Pracodawca może doprecyzować, od jakiego dokładnie momentu lub w jakim miejscu (np. z uwagi na wielkość zakładu pracy i konieczność przemieszczania się pracowników po jego terenie) liczyć się będzie czas ich pracy. Powinien jednak wliczyć czas potrzebny pracownikom na przebranie się i przygotowanie stanowiska pracy.

Pracodawca może również określić pewien margines (np. 15-minutowy), od którego liczyć się będzie czas pracy pracowników, jeżeli przyjdą oni przed określoną w regulaminie pracy godziną lub opuszczą zakład pracy po zakończeniu dniówki roboczej. Dobrym rozwiązaniem jest zobowiązanie pracowników do uzyskiwania zgody pracodawcy lub bezpośredniego przełożonego na pozostawanie na terenie zakładu pracy poza wskazanymi grodziami pracy.

Należy więc tak ukształtować godziny rozpoczynania i kończenia pracy w obowiązujących w zakładzie aktach wewnątrzzakładowych, aby:

  • po pierwsze: były one znane wszystkim pracownikom (podane do wiadomości w sposób przyjęty w zakładzie) i
  • po drugie: regulowały w sposób jednoznaczny moment, od którego czas pracy pracowników powinien być liczony.

Przykładowy zapis w regulaminie pracy

  1. W zakładzie pracy XYZ SA praca świadczona jest w godzinach 8.00–16.00 od poniedziałku do piątku.
  2. Przebywanie na terenie zakładu pracy przed godziną 8.00 lub po godzinie 16.00 wymaga zgody bezpośredniego przełożonego pracownika.
  3. Jeżeli pracownik, nieposiadający zgody określonej w pkt 2, stawi się w pracy przed 8.00 lub opuści zakład pracy po 16.00, do czasu pracy zalicza się 15 min poprzedzające lub następujące po godzinie rozpoczęcia lub zakończenia pracy, pod warunkiem że pracownik wykonywał w tym czasie pracę.

Przebywanie w zakładzie przed lub po tych godzinach nie jest uważane za czas pracy, chyba, że pracownik zgłosił pracodawcy potrzebę pracy w tym czasie, a przełożony nie wyraził sprzeciwu. Konieczność wykonywania pracy nadliczbowej jest zgłaszana bezpośredniemu przełożonemu (a w razie jego nieobecności – osobie zastępującej go) w formie wiadomości e-mail lub sms; odpowiedź przełożonego (osoby zastępującej) może również nastąpić w jednej z tych dwóch form”.

Brak określenia godzin pracy

W mniejszym zakładzie pracy nie obowiązuje żaden akt wewnętrzny określający godziny rozpoczynania i kończenia przez pracowników pracy, jak również zasady przebywania na terenie zakładu pracy poza tymi godzinami. Pracownicy zwyczajowo rozpoczynają pracę o godzinie 9.00, a kończą ją o 17.00.

W takiej sytuacji, jeżeli pracownik stawi się do pracy o godzinę wcześniej (o 8.00), czas pomiędzy 8.00 a 9.00 można zakwalifikować jako pozostawanie w dyspozycji pracodawcy, czego konsekwencją może być powstanie pracy w godzinach nadliczbowych i rozpoczęcie po raz kolejny przez tego pracownika pracy w tej samej dobie pracowniczej.

Ważne jest zatem, aby kwestia dokładnych godzin rozpoczynania i kończenia przez pracowników pracy została uregulowana w obowiązujących u pracodawcy aktach wewnątrzzakładowych (np. w regulaminie pracy lub – w razie jego braku – w obwieszczeniu pracodawcy).

Można narzucić ograniczenia co do pracy nadliczbowej

Ponadto pracodawca, chcąc uniknąć konieczności rekompensowania pracy nadliczbowej, która powstała w wyniku przebywania pracowników na terenie zakładu poza godzinami pracy, może wprowadzić w regulaminie pracy zapis, zgodnie z którym praca w godzinach nadliczbowych wykonywana jest wyłącznie na pisemne polecenie pracodawcy.

Dzięki temu, nawet jeżeli pracownik np. przyjdzie do pracy 30 minut przed wskazanym czasem, czas ten nie będzie stanowił pracy w godzinach nadliczbowych, o ile pracownik nie otrzymał pisemnego polecenia jej wykonania.

Czasem nadgodziny są bez wyraźnego polecenia

Są przypadki, gdy przebywanie pracownika na terenie zakładu po godzinach pracy może być uznane za godziny nadliczbowe – mimo braku wyraźnego polecenia przełożonego, zobowiązującego do takiego pozostania. Może się tak stać wówczas, gdy:

  • pracownik otrzymał od pracodawcy tak wiele zadań, że obiektywnie nie jest w stanie ich wykonać w harmonogramowym czasie pracy i musi zostać po godzinach,
  • wymaga tego ważny interes pracodawcy lub jego szczególne potrzeby (np. ważny klient pojawił się tuż przed końcem „dniówki roboczej” pracownika, jeśli pracownik go nie obsłuży, pracodawca może utracić tego klienta),
  • pracownik stale pozostaje po godzinach i kierownik – mimo że o tym wie – nie reaguje. Orzecznictwo stoi na stanowisku, że sama wiedza pracodawcy o wykonywaniu przez pracownika pracy po godzinach jest rozumiana jako domniemana zgoda na pracę w godzinach nadliczbowych.

Jeżeli jednak dla pracy poza normalnymi godzinami pracy nie będzie takiego uzasadnienia, pracodawca, u którego na pracę w godzinach nadliczbowych wymagana jest jego pisemna zgoda, nie musi wypłacać wynagrodzenia z dodatkami za nadgodziny czy też udzielać za nie czasu wolnego. Pod warunkiem oczywiście, że nie udzielił zgody na taką dodatkową pracę.

Ale uwaga: taka formalna procedura może pomóc pracodawcy bronić się przed „niechcianymi” nadgodzinami pracowników – ale pod jednym warunkiem: że jest przestrzegana. Jeśli bowiem mimo formalnej procedury, pracownicy i tak mają nieformalnie narzucaną dodatkową pracę (ale z pominięciem tej procedury), to i tak w razie sporu mogą domagać się rekompensaty pracy nadliczbowej.

Praca nadliczbowa bez wyraźnego polecenia

Spółka Super Programy SA 1 maja ogłosiła premierę nowego systemu antywirusowego. Ponieważ przygotowanie premiery związane było z ogromną ilością pracy, pracownicy za nią odpowiedzialni jeszcze 30 kwietnia do późnych godzin nocnych wykonywali konieczną w tym celu pracę. Na wykonywane przez nich po godzinach czynności służbowe nie mieli zgody pracodawcy. Wobec konieczności przesunięcia terminu premiery oraz ogromnych kosztów z tym związanych wykonywaną przez nich pracę należy uznać za leżącą w interesie pracodawcy, a tym samym za pracę w godzinach nadliczbowych.