Czy pracownik może być na zaległym urlopie po 30 września?

Jeżeli pracownik nie wykorzysta urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył prawo do tego urlopu, pracodawca powinien udzielić mu zaległego urlopu najpóźniej do końca III kwartału następnego roku kalendarzowego.

Jeżeli pracownik nie wykorzysta urlopu wypoczynkowego w terminie ustalonym w planie urlopów lub uzgodnionym z pracodawcą w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył prawo do tego urlopu, pracodawca powinien udzielić mu zaległego urlopu najpóźniej do końca III kwartału następnego roku kalendarzowego, a więc do 30 września (art. 168 kp).

Przykład: Rozpoczęcie zaległego urlopu w ostatnim dniu września

Pracownik nie wykorzystał w 2017 roku 4 dni urlopu (przy czym wykorzystał wszystkie 4 dni urlopu na żądanie za 2017 rok). W związku z tym 1 stycznia 2018 r. urlop ten stał się urlopem zaległym, którego musimy pracownikowi udzielić najpóźniej do 30 września 2018 r.

Wśród specjalistów prawa pracy powszechny jest pogląd, że wskazany termin na wykorzystanie zaległego urlopu zostanie zachowany, gdy pracownik rozpocznie korzystanie z takiego urlopu najpóźniej w ostatnim dniu września, roboczym dla pracownika.

Urlop „na żądanie” ma dłuższy termin

Nieco inaczej jest w przypadku niewykorzystanego w danym roku kalendarzowym urlopu na żądanie (4 dni) udzielanego na podstawie art. 1672 kp. Urlop ten przechodzi wprawdzie na kolejny rok już jako zwykły urlop wypoczynkowy, ale większość ekspertów prawa pracy uważa, że można go udzielać także po 30 września. Również Państwowa Inspekcja Pracy prezentuje pogląd, że niewykorzystany w danym roku urlop „na żądanie” może być udzielany po 30 września kolejnego roku i nie stanowi to naruszenia art. 168 kp. Część ekspertów – w tym pracownicy Ministerstwa Pracy – radzi przy tym, aby urlop ten został udzielony najpóźniej do końca kolejnego roku kalendarzowego.

Co grozi pracodawcy za przekroczenie terminu na udzielenie zaległego urlopu?

W razie gdy pracodawca nie udzieli pracownikowi zaległego urlopu w wymaganym terminie (najpóźniej do 30 września roku następnego), narusza przepisy o udzielaniu urlopów wypoczynkowych, a tym samym popełnia wykroczenie przeciwko prawom pracownika (art. 282 § 1 pkt 2 kp). Konsekwencją naruszenia przez pracodawcę przepisów o udzielaniu urlopów wypoczynkowych w razie kontroli ze strony PIP może być:

  • otrzymanie wystąpienia,
  • nałożenie mandatu na osobę odpowiedzialną w firmie za udzielanie urlopów.

Poza tym gdy sprawa trafi do sądu, osoba podejmująca w imieniu pracodawcy decyzje w sprawie urlopów może zostać ukarana grzywną do 30.000 zł.

Ważne!

  • Niewykorzystanie przez pracownika zaległego urlopu wypoczynkowego do końca września następnego roku daje pracodawcy prawo jednostronnego wyznaczenia terminu wykorzystania tego urlopu.
  • Nieudzielanie zaległego urlopu do końca września mogą usprawiedliwiać jedynie okoliczności, które uniemożliwiają wykorzystanie tego urlopu, np. choroba, urlop macierzyński, urlop wychowawczy.