Delegacja a oddelegowanie

Delegacja to inaczej podróż służbowa odbywana w celu wykonywania pracy poza ustalonym miejscem wykonywania pracy. Nie zawsze wyjazd poza siedzibę zakładu pracy oznacza, że mamy do czynienia z delegacją. Określenie miejsca wykonywania pracy to jedno z kluczowych postanowień umowy o pracę. Wskazuje nie tylko stałe miejsce wykonywania pracy, ale pośrednio decyduje również o tym, kiedy występuje podróż służbowa. Dlatego prawidłowe ustalenie miejsca wykonywania pracy w treści umowy o pracę, zgodnego ze stanem faktycznym, jest ważne nie tylko dla prawidłowej organizacji pracy, ale również dla rozliczania podróży służbowych.

Miejsce wykonywania pracy

Art. 29 § 1 K.p. stanowi o konieczności ustalenia miejsca wykonywania pracy w umowie o pracę. Może być ono określone w dwójnasób:

wskazanie konkretnego punktu/adresu – adres ten określa najczęściej lokalizację siedziby Pracodawcy lub jego oddziału/filii (np. Poznań ul. Szeroka 4). Ten sposób stosowany jest w odniesieniu do pracowników świadczących pracę w siedzibie Pracodawcy lub innym stałym miejscu prowadzenia przez niego działalności. Jeśli pracownik ma w ten sposób określone miejsce wykonywania pracy i wyjedzie służbowo poza siedzibę Pracodawcy, wtedy będzie odbywał podróż służbową.
wskazanie miejscowości świadczenia pracy (lub kilku miejscowości, albo konkretnego obszaru administracyjnego) – najczęściej jest to nazwa miejscowości, w której mieści się siedziba Pracodawcy lub miejsce wykonywania przez niego działalności (np. Warszawa, województwo mazowieckie). Wyjazd pracownika wtedy będzie podróżą służbową, jeżeli cel wyjazdu znajduje się poza granicami administracyjnymi miejscowości lub poza wskazanym obszarem terytorialnym.

Niezależnie od formy określenia miejsca wykonywania pracy należy pamiętać, że celem podróży służbowej nie powinno być co do zasady wykonywanie w terenie normalnej, codziennej pracy. Podróż służbowa z założenia ma charakter incydentalny, jest związana z wykonaniem konkretnych czynności służbowych. Nie jest zatem podróżą służbową wykonywanie pracy (zadań służbowych) w różnych miejscowościach, kiedy pracownik jest zobowiązany stale wykonywać pracę w tych miejscowościach.

Kiedy podróż służbowa, a kiedy oddelegowanie?

Z reguły rozróżnienie, kiedy mamy do czynienia z podróżą służbową, a kiedy z oddelegowaniem sprawia spore problemy nie tylko pracownikom ale i pracodawcom.

Pojęcie podróży służbowej wyjaśnia art. 77⁵ K.p. Podróż służbowa to wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy. Przy podróży służbowej nie następuje zmiana miejsca świadczenia pracy zapisanego w umowie o pracę.

W przepisach nie znajdziemy jednak definicji oddelegowania. Przyjmuje się, że mamy z nim do czynienia wówczas, gdy wraz ze skierowaniem pracownika do pracy w innej miejscowości następuje zmiana umowy w zakresie stałego miejsca pracy. Zmiana taka musi być przeprowadzona za porozumieniem stron (aneksem do umowy) lub przez dokonanie wypowiedzenia zmieniającego. Podstawowym kryterium, które określa czy w danej sytuacji mamy do czynienia z podróżą służbową, czy z oddelegowaniem jest więc to, czy nastąpiła faktyczna zmiana miejsca pracy określonego w umowie o pracę. Jeżeli tak – to mamy do czynienia z oddelegowaniem, a jeżeli nie – jest to podróż służbowa.

Wykonywanie pracy poza wskazanym miejscem jej wykonywania musi bezwzględnie nastąpić na podstawie polecenia wyjazdu służbowego (delegacji), bowiem odbycie wyjazdu służbowego bez wystawienia takiego polecenia może zostać uznane za samowolne oddalenie się z miejsca wykonywania pracy w czasie pracy, co naraża pracownika na zarzut naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych.

Świadczenia z tytułu podróży służbowej

Pracownikowi wykonującemu na polecenie Pracodawcy zadanie służbowe poza stałym miejscem pracy przysługują określone świadczenia na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową:

dieta
zwrot kosztów przejazdów
zwrot kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
zwrot kosztów noclegów,
zwrot innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę.

Dieta

Dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi 30 zł za dobę podróży. Należność z tytułu diety oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego w następujący sposób:

jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje,
jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i trwa od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i trwa ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości;
jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę do 8 godzin – przysługuje 50% diety,
jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Dieta nie przysługuje:

za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika
jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.

Kwotę przysługującej diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

śniadanie – 25% diety;
obiad – 50% diety;
kolacja – 25% diety.

Identyczna zasada odliczania od diety równowartości posiłku obowiązuje w przypadku zapewnienia wyżywienia w ramach usługi hotelarskiej.

Koszty przejazdu

Środek transportu właściwy do odbycia podróży służbowej, a także jego rodzaj i klasę, określa Pracodawca. Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu.

Ryczałt na dojazdy środkami komunikacji miejskiej

Za każdą rozpoczętą dobę podróży służbowej pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety, tj. 6 zł na każdą dobę. Ryczałt nie przysługuje, jeżeli pracownik nie ponosi kosztów dojazdów.

Koszty noclegów

Za nocleg podczas podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety tj. do kwoty 600 zł. W uzasadnionych przypadkach Pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej tą kwotę.

Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku za nocleg przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety tj. 45 zł. Ryczałt za nocleg przysługuje, jeżeli nocleg trwa co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21 i 7.

Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu, a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.

Wymienione wyżej zasady dotyczą się podróży służbowych krajowych. W przypadku podróży zagranicznych obowiązują inne zasady.