Jeśli pracodawca lub pracownik chce wypowiedzieć umowę o pracę, musi złożyć drugiej stronie pisemne oświadczenie w tej sprawie. Przy czym pracownik nie musi podawać w takim piśmie przyczyny wypowiedzenia. Natomiast jeśli pracodawca wypowiada umowę o pracę zawartą na czas nieokreślony musi:
- podać w piśmie wypowiadającym odpowiednią przyczynę wypowiedzenia (która może podlegać kontroli sądowej w razie ewentualnego sporu) i
- ewentualnie także dokonać tzw. konsultacji związkowej zamiaru wypowiedzenia umowy o pracę.
Te dwa wymogi nie dotyczą natomiast umów na czas określony, przy których wypowiadaniu nie musimy podawać przyczyny i w związku z tym przyczyna ta nie podlega kontroli sądowej.
Jaka powinna być przyczyna wypowiedzenia?
Kodeks pracy nie ustala praktycznie żadnych wskazówek, jak zapisać przyczynę wypowiedzenia. Tematem tym od wielu lat zajmuje się jednak orzecznictwo Sądu Najwyższego. Wynika z niego, że prawidłowo skonstruowana przyczyna wypowiedzenia powinna być przede wszystkim:
- prawdziwa (rzeczywista),
- konkretna oraz
- aktualna w chwili wręczenia wypowiedzenia.
Zdaniem Sądu Najwyższego
Wypowiedzenie umowy o pracę bez wskazania przyczyny lub bez jej odpowiedniego podania uważa się za dokonane z naruszeniem prawa, ściślej art. 30 § 4 k.p. Natomiast wypowiedzenie, które nastąpiło z dostatecznie zrozumiałym dla adresata i weryfikowalnym podaniem rzeczywistej przyczyny, lecz ta przyczyna została następnie uznana za niezasadną, kwalifikowane jest jako wypowiedzenie nieuzasadnione w rozumieniu art. 45 § 1 k.p.
– Postanowienie Sądu Najwyższego z 19 stycznia 2021 r. (II PSK 12/21)
Przyczyna rzeczywista (prawdziwa) – co to oznacza
Pierwszym warunkiem, jaki powinna spełniać przyczyna wypowiedzenia jest to, by była ona prawdziwa (rzeczywista). Prawdziwa przyczyna wypowiedzenia to taka, która była faktycznym powodem podjęcia decyzji o wypowiedzeniu oraz – co ważne – którą pracodawca jest w stanie udowodnić przed sądem wszelkimi dostępnymi dowodami, tj. za pomocą m.in.:
- zeznań świadków,
- notatek służbowych,
- ocen pracownika,
- służbowych e-maili itp.
W wypowiedzeniu należy więc wpisać tylko to, co się rzeczywiście zdarzyło i co pracodawca jest w stanie udowodnić w trakcie procesu sądowego. Już pisząc oświadczenie o wypowiedzeniu, trzeba bowiem przygotować się na to, że pracownik może skierować sprawę do sądu pracy.
Zdaniem Sądu Najwyższego
Zgodnie z art. 30 § 4 k.p., w oświadczeniu pracodawcy o wypowiedzeniu umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony powinna być wskazana przyczyna uzasadniająca wypowiedzenie. Zakresem tego uregulowania objęte jest zachowanie przez pracodawcę formalnego wymagania wskazania przyczyny wypowiedzenia, która – w jego przekonaniu – wypowiedzenie to uzasadnia.
Celem regulacji zawartej w art. 30 § 4 k.p. jest umożliwienie pracownikowi obrony przed wypowiedzeniem umowy o pracę (jej warunków), a zatem ujęcie przyczyn wypowiedzenia powinno być na tyle konkretne i precyzyjne, aby umożliwiało mu rzeczową obronę w razie ewentualnego procesu.
Z tego właśnie względu wskazanie przyczyny (przyczyn) wypowiedzenia przesądza o tym, że spór przed sądem pracy może się toczyć tylko w jej (ich) granicach. Inaczej rzecz ujmując, okoliczności podane pracownikowi na uzasadnienie decyzji o wypowiedzeniu stosunku pracy (jego warunków), a następnie ujawnione w postępowaniu sądowym, muszą być takie same, zaś pracodawca pozbawiony jest możliwości powoływania się przed organem rozstrzygającym spór na inne przyczyny mogące przemawiać za słusznością wypowiedzenia.
– Postanowienie SN z 22 kwietnia 2021 r. (I PSK 69/21)
Przykład – kiedy przyczyna nie będzie prawdziwa
Przedstawiciel handlowy w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych niekiedy nocował w hotelach i przedstawiał swojemu pracodawcy faktury z tych hoteli (koszt ten pokrywał pracodawca). W pewnym momencie pracodawca zorientował się, że faktury są fałszywe. Sprawdził to, dzwoniąc do hotelu, który potwierdził jego hipotezę. W związku z tym pracodawca wypowiedział pracownikowi umowę o pracę, podając jako przyczynę „fałszowanie faktur przez pracownika”. Sprawa trafiła do sądu pracy, a tam żona pracownika zeznała, że to ona fałszowała faktury. W konsekwencji pracownik zażądał przywrócenia do pracy. Podana przyczyna wypowiedzenia była bowiem nieprawdziwa.
W opisanym przypadku pracodawca jako przyczynę powinien podać „przedstawianie pracodawcy przez pracownika sfałszowanych faktur”. W momencie wypowiedzenia nie posiadał bowiem wiedzy co do tego, kto fałszował faktury, a jedynie wiedział, że pracownik przedstawiał mu fałszywe faktury.
Pracownica jednej ze spółek, zajmująca się wyliczaniem płac kadry menedżerskiej, miała zakaz prowadzenia działalności konkurencyjnej. Tymczasem zaproponowała innej firmie, że zajmie się rozliczaniem wynagrodzeń jej pracowników, w ramach własnej działalności gospodarczej. Zanim jednak doszło do podpisania umowy o współpracy w tym zakresie, pracodawca zwolnił ją za wypowiedzeniem. Jako powód wskazał „prowadzenie działalności konkurencyjnej wbrew zakazowi”.
Tak wskazany powód wypowiedzenia był nieprawdziwy w momencie jego dokonywania. W dacie, gdy wypowiedzenie było wręczane nie doszło jeszcze do działalności konkurencyjnej. Pracownica tylko planowała ją podjąć.
Zdaniem Sądu Najwyższego
W zakresie badania, czy wypowiedzenie umowy o pracę było uzasadnione, kontroli sądu pracy nie podlega ocena zasadności podjętej przez pracodawcę decyzji o zmianie struktury organizacyjnej bowiem w ramach uprawnień kierowniczych, a także z uwagi na ponoszenie ryzyka prowadzonej działalności ma on prawo dokonywać stosownych zmian w strukturze organizacyjnej. Sądy mogą jedynie ustalić i ocenić czy likwidacja stanowiska pracy była autentyczna, rzeczywista a nie pozorna.
– Wyrok SN z 11 marca 2020 r. (III PK 29/19)
Przykład – kiedy rzeczywista przyczyna jest inna
Pracodawca wypowiedział Jadwidze M. umowę o pracę, podając jako powód „utratę zaufania spowodowaną zaniedbaniami w wykonywaniu obowiązków służbowych, czego skutkiem była negatywna ocena pracy całego oddziału dokonana przez centralę”. Pracownica skierowała sprawę do sądu pracy, żądając odszkodowania za nieuzasadnione wypowiedzenie.
Sąd badając sprawę, ustalił, że podana przez pracodawcę przyczyna wypowiedzenia była pozorna. Pracodawca nie potrafił udowodnić ani zaniedbań pracownicy, ani tego, że cały oddział był negatywnie oceniany przez centralę firmy. Okazało się za to, że u pracodawcy nastąpiły zmiany organizacyjne, co pociągnęło za sobą konieczność redukcji etatów (likwidacji stanowiska zajmowanego przez Jadwigę M.). To była rzeczywista i jedyna przyczyna, dla której pracownica otrzymała wypowiedzenie. W konsekwencji sąd przyznał pracownicy nie tylko żądane odszkodowanie za wadliwe rozwiązanie umowy o pracę, ale także odprawę z tytułu zwolnienia z przyczyn niedotyczących pracownika (pracodawca zatrudniał bowiem ponad 20 osób i podlegał przepisom ustawy o zwolnieniach grupowych).
W omawianym przypadku jako przyczynę wypowiedzenia należało wskazać „likwidację stanowiska spowodowaną zmianami organizacyjnymi w firmie”.