Zdarza się, że pracownicy wykorzystują zwolnienie lekarskie niezgodnie z jego przeznaczeniem – np. dorabiają na zwolnieniu lub wykonują inne czynności, które nie służą powrotowi do zdrowia. Pracodawca ma prawo do kontroli swoich pracowników, w czasie trwania ich zatrudnienia, jeżeli jest dla nich płatnikiem zasiłków, tj. zgłasza do ubezpieczenia chorobowego co najmniej 20 ubezpieczonych.
Natomiast ZUS przeprowadza kontrolę w stosunku do tych osób, dla których ustala prawo i dokonuje wypłaty zasiłków, tj. ubezpieczonych:
- których pracodawcy zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego nie więcej niż 20 ubezpieczonych,
- prowadzących pozarolniczą działalność i osobom z nimi współpracującym,
- będących duchownymi,
- uprawnionych do zasiłków za okres po ustaniu ubezpieczenia,
- podlegających ubezpieczeniu chorobowemu w Polsce z tytułu zatrudnienia u pracodawcy zagranicznego.
Kontrola w czasie wynagrodzenia chorobowego
Pracodawca, który wypłaca wynagrodzenie za okres niezdolności do pracy z powodu choroby na podstawie art. 92 KP ma prawo do przeprowadzania tej kontroli za okres, za który przysługuje to wynagrodzenie nawet, jeżeli nie jest uprawniony do wypłaty zasiłków.
Czy większy pracodawca może zażądać kontroli ZUS?
Podział ten wyklucza zgłoszenie do ZUS wniosku o przeprowadzenie takiej kontroli przez pracodawcę, który może taką kontrolę przeprowadzić z racji uprawnień przewidzianych dla niego prawem. Pracodawca powinien natomiast zgłosić do ZUS wniosek o wydanie decyzji pozbawiającej prawa do zasiłku pracownika w związku z nieprawidłowościami ujawnionymi w drodze przeprowadzonej przez siebie kontroli, jeżeli pracownik nie zgadza się z tymi ustaleniami.
Pracodawca kontroluje sam lub wysyła upoważnionego
Pracodawca uprawniony do kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy, który jest osobą fizyczną, może tę kontrolę przeprowadzić osobiście albo zlecić jej przeprowadzenie innemu pracownikowi (np. pracownikowi komórki kadrowej lub płacowej). Powinna to być osoba obiektywna, ciesząca się dobrą opinię i budząca zaufanie. Powinna też znać zasady przeprowadzania kontroli określone w aktach prawnych, tj. zarówno związane bezpośrednio z kontrolą jak i ochroną danych osobowych.
Można delegować firmę zewnętrzną
Pracodawca może powierzyć przeprowadzenie kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy firmie zewnętrznej. W takim przypadku umowa zawarta pomiędzy pracodawcą a podmiotem zewnętrznym powinna określać zakres i cel przetwarzania danych osobowych, zleconych temu podmiotowi, niezbędnych do przeprowadzenia kontroli. Pomimo zlecenia przeprowadzenia kontroli podmiotowi zewnętrznemu to pracodawca pozostaje administratorem danych osobowych swoich pracowników i musi zadbać o to, by w trakcie kontroli nie doszło do naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych.
W jakim zakresie płatnik może posiłkować się ZUS-em?
Pracodawca będący płatnikiem może natomiast skorzystać z pomocy ZUS w ustaleniu zasadności wystawiania im zwolnień lekarskich, ponieważ sam takich uprawnień nie posiada. Taki wniosek może dotyczyć np.:
- prawidłowości wystawienia zaświadczenia lekarskiego,
- czasu trwania niezdolności do pracy lub
- podejrzenia o nieuzasadnione korzystanie z kolejnego okresu zasiłkowego.
ZUS powinien uwzględnić wniosek pracodawcy w tym zakresie:
- nie tylko w przypadku ustalenia prawa do zasiłków
- ale również wypłacanego przez niego wynagrodzenia za czas choroby przysługującego pracownikom na podstawie art. 92 kp.
Kontrolę prawidłowości orzekania o czasowej niezdolności do pracy prowadzą lekarze orzecznicy ZUS na podstawie art. 59 ustawy zasiłkowej. Lekarz orzecznik ZUS w ramach swoich uprawnień może np. przeprowadzić badanie lekarskie ubezpieczonego i skrócić mu czas trwania zwolnienia lekarskiego od pracy, jeżeli w jego ocenie ubezpieczony w dniu badania jest zdolny do pracy, a zwolnienie wystawione przez lekarza leczącego na dłuższy okres było nieuzasadnione.
Podsumowanie – co może większy pracodawca, a czego – nie
A zatem pracodawca, który jest płatnikiem zasiłków nie może domagać się, aby ZUS skontrolował, czy pracownik prawidłowo korzysta ze zwolnienia (np. czy nie wykonuje innej pracy w czasie zwolnienia). Taką kontrolę płatnik musi zapewnić sam.
Jednak każdy pracodawca – w tym także płatnik – może wnioskować, aby ZUS sprawdził, czy pracownikowi słusznie wystawiono zwolnienie lekarskie – np. czy w praktyce nie jest zdrowy.