Okres wypowiedzenia to wciąż okres pracy. Ale wiadomo, że nie jest to całkiem „zwyczajny” okres pracy. Pracodawca ma wówczas dodatkowe uprawnienia, np. może przymusowo udzielić urlopu, ale są też obowiązki, np. musi udzielić wolnego na poszukiwanie pracy.
Dni na poszukiwanie pracy
Przysługują każdemu pracownikowi, któremu pracodawca wypowiedział umowę o pracę, nawet jeśli chce przejść na emeryturę. Ich liczba wynosi:
- 2 dni robocze w okresie wypowiedzenia dwutygodniowego i jednomiesięcznego,
- 3 dni robocze w przypadku trzymiesięcznego wypowiedzenia.
Udzielamy ich na wniosek pracownika i w terminie przez niego wskazanym, chyba że jego obecności w zakładzie wymagają szczególne okoliczności, np. przyjazd ważnego kontrahenta, z którym pracownik prowadził rozmowy. Jeśli w okresie wypowiedzenia pracownik nie zażąda ww. dni wolnych, nie wypłaca się za nie ekwiwalentu. Informacji o ich wykorzystaniu nie wpisuje się także w świadectwie pracy.
Wydanie świadectwa pracy
Świadectwo pracodawca musi wydać w przypadku, gdy pracownik kończy zatrudnienie, a nie zawrze z nim kolejnej umowy w ciągu 7 dni od rozwiązania poprzedniej.
Odpowiedzialność materialna
W przypadku umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej najpóźniej ostatniego dnia pracy (w razie rozwiązania umowy bez wypowiedzenia w ciągu 7 dni od tego dnia) pracodawca musi zorganizować inwentaryzację powierzonego pracownikom mienia. Inwentaryzacja po ww. terminie umożliwi pracownikowi uwolnienie się od odpowiedzialności za ewentualne braki. W przypadku rzeczy powierzonych pracownikowi z obowiązkiem zwrotu (np. laptop, telefon) lub wyliczenia się (np. pieniądze) pracodawca musi się upewnić, że zostały zwrócone ostatniego dnia pracy lub przed zwolnieniem pracownika z obowiązku pracy. W tym celu można zastosować tzw. obiegówkę, czyli dokument, w którym pracownik uzyska potwierdzenie (podpisy), że rozliczył się z powierzonego mienia.
Uwaga! Nierozliczenie się z tego mienia nie może skutkować opóźnieniem wydania świadectwa pracy.
Zwolnienie z obowiązku wykonywania pracy
Może ono (ale nie musi) być udzielone jednostronnie przez pracodawcę albo na skutek porozumienia z pracownikiem w okresie wypowiedzenia lub od zawarcia porozumienia o rozwiązaniu umowy do dnia jej rozwiązania. Wycofanie tej decyzji, tj. żądanie podjęcia pracy, jest możliwe tylko za zgodą pracownika (patrz wyrok SN z 5 lipca 2005 r., I PK 176/04, OSNP 2006/9-10/154). W okresie zwolnienia pracownik ma prawo do wynagrodzenia liczonego jak wynagrodzenie za urlop. Inną pensję wypłacamy, jeśli w okresie zwolnienia pracownik zachoruje i dostarczy zwolnienie lekarskie. Wówczas przysługuje mu wynagrodzenie lub zasiłek chorobowy. Uwaga! Zanim pracodawca zwolni pracownika z obowiązku pracy, powinien udzielić mu urlopu wypoczynkowego, wyraźnie określając datę jego rozpoczęcia i zakończenia. Inaczej pracodawca będzie musiał wypłacić ekwiwalent za urlop. Zwolnienie z obowiązku pracy nie oznacza bowiem automatycznie udzielenia urlopu (wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie z 21 czerwca 2005 r., III APa 48/05, Apel.-W-wa 2006/1/1).
Skrócenie okresu wypowiedzenia
Po dokonaniu wypowiedzenia strony zgodną wolą mogą w każdym czasie skrócić okres wypowiedzenia (nawet „do zera”) bez zmiany samego trybu rozwiązania umowy. Za czas skrócenia pracownikowi nie przysługuje wynagrodzenie lub odszkodowanie. W świadectwie pracy wpisuje się wówczas, że stosunek pracy ustał w wyniku wypowiedzenia dokonanego przez pracownika lub pracodawcę (czyli skrócenia okresu wypowiedzenia za porozumieniem nie trzeba dodatkowo odnotowywać w świadectwie). Można też skrócić okres wypowiedzenia jednostronną decyzją, lecz tylko wówczas, gdy umowa wypowiadana jest z przyczyn niedotyczących pracownika i dokonuje się tego razem z oświadczeniem o wypowiedzeniu (nie później!). W tym trybie można skrócić okres wypowiedzenia najwyżej do 1 miesiąca. Za czas, o który skrócono wypowiedzenie, pracodawca musimy wówczas wypłacić pracownikowi odszkodowanie równe jego pensji. W świadectwie pracy wpisuje się wtedy, że stosunek pracy ustał za wypowiedzeniem dokonanym przez pracodawcę, a okres, za który wypłacono odszkodowanie wpisuje się w punkcie 4.5 świadectwa pracy. Jako datę ustania zatrudnienia w obu ww. przypadkach wpisuje się upływ skróconego okresu wypowiedzenia.
Wydłużenie okresu wypowiedzenia
Jest dopuszczalne jedynie w przypadku:
- pracowników zatrudnionych na stanowiskach związanych z odpowiedzialnością materialną na zasadach określonych w art. 36 § 5 Kodeksu pracy, lub
- za obustronnym porozumieniem zawieranym zazwyczaj przy podpisywaniu umowy o pracę.
W tym drugim przypadku wydłużony okres wypowiedzenia jest oceniany w kategoriach korzystności dla pracownika badanej na etapie zawierania umowy o pracę (wyrok SN z 10 stycznia 2006 r., I PK 97/05, OSNP 2007/3-4/39). Jeśli więc bilans zysków i strat pracownika w związku z dłuższym okresem wypowiedzenia w momencie jego zatrudnienia wypada na jego korzyść, należy uznać taki dłuższy okres wypowiedzenia. Jeśli nie – to zamiast tego niekorzystnego zapisu umowy należy zastosować kodeksowy okres wypowiedzenia. Co do zasady dłuższy okres wypowiedzenia wprowadzony za zgodą obu stron wiąże te strony, a możliwe wyjątki są rzadkością.
Uwaga! Choroba na wypowiedzeniu nie wydłuża okresu wypowiedzenia.
Odprawa
Dla odchodzących z pracy przepisy przewidują:
- odprawę emerytalno-rentową w wysokości 1 pensji (jeśli pracownik odchodzi na emeryturę lub rentę) oraz
- odprawę dla pracowników odchodzących z przyczyn niedotyczących pracodawcy (tylko w zakładach zatrudniających co najmniej 20 osób), w wysokości 1, 2 lub 3 pensji, w zależności od stażu pracownika (granicami są: 2 i 8 lat pracy w danym zakładzie)
Uwaga! Odprawy przysługują najwcześniej dopiero z dniem ustania stosunku pracy. Jednak już w okresie wypowiedzenia warto np. zebrać odpowiednie dokumenty (np. z ZUS), obliczyć ich wysokość. Można też wypłacić odprawę wcześniej – np. kilka dni przed dniem rozwiązania umowy o pracę.
Dyscyplinarka w okresie wypowiedzenia
Pracownik na wypowiedzeniu ma identyczne prawa i obowiązki jak pracownik nie będący w okresie wypowiedzenia. A zatem jeśli w tym czasie ciężko naruszy podstawowe obowiązki pracownicze, np. porzuci pracę lub będzie działał na szkodę zakładu pracy, pracodawca może go zwolnić natychmiast – dyscyplinarnie. Wówczas w świadectwie pracy wskazuje się, że stosunek pracy ustał w wyniku rozwiązania przez pracodawcę bez wypowiedzenia (art. 30 § 1 pkt 3 w zw. z art. 52 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy). Dyscyplinarka skutkuje rozwiązaniem umowy w chwili jej doręczenia pracownikowi. Jeśli więc pracownik otrzyma ją po upływie okresu wypowiedzenia, w jego świadectwie pracy wpisuje się, że został zwolniony za wypowiedzeniem.
Powierzenie innej pracy
W okresie wypowiedzenia pracodawca może przenieść pracownika do innej pracy niż określona w jego umowie (bez potrzeby dokonywania wypowiedzenia zmieniającego), jeśli spełnione będą 3 warunki:
- okres jej powierzenia nie przekroczy 3 miesięcy w danym roku kalendarzowym,
- po stronie pracodawcy wystąpią szczególne potrzeby (np. choroba innego pracownika, konieczność szybkiego przygotowania skomplikowanej oferty, uporządkowanie dokumentacji przed zapowiedzianą kontrolą),
- nowa praca nie spowoduje obniżenia dotychczasowego wynagrodzenia oraz będzie odpowiadała kwalifikacjom pracownika (np. księgowa, która ukończyła kurs kadrowy, może zastąpić pracownika działu personalnego).
Powierzenia nie można traktować jako dodatkowej kary dla pracownika. Jeśli pracodawca powierzy mu pracę np. poniżej jego kwalifikacji, może narazić się na zarzut mobbingu lub dyskryminacji.
Urlop wypoczynkowy
W okresie wypowiedzenia dobrze jest udzielić pracownikowi przysługującego mu urlopu. W takim przypadku pracownik musi go wykorzystać, nawet jeśli pracodawca udziela go bez jego zgody. Takie „przymuszenie” do wykorzystania urlopu nie dotyczy zwolnienia za porozumieniem stron (ale zwolnienia za wypowiedzeniem ze skróceniem okresu wypowiedzenia za porozumieniem – już tak). Wówczas o korzystaniu z urlopu można postanowić w treści tego porozumienia. Jeśli pracownik nie wykorzysta całego urlopu, pracodawca musi mu wypłacić ekwiwalent. Uwaga! Po złożeniu wypowiedzenia pracodawca może zmniejszyć wymiar przysługującego pracownikowi za dany rok kalendarzowy urlopu proporcjonalnie do długości zatrudnienia w tym roku (liczonego łączne z okresem wypowiedzenia).
Cofnięcie wypowiedzenia
Możliwe jedynie za zgodą drugiej strony. Zasadniczo pracodawca nie musi godzić się na cofnięcie wypowiedzenia złożonego przez pracownika ani też pracownik nie musi akceptować cofnięcia złożonego przez pracodawcę wypowiedzenia. Jedynym wyjątkiem jest sytuacja, gdy w okresie wypowiedzenia pracownica dowiedziała się o ciąży lub zaszła w ciążę. Wówczas pracodawca musi wycofać wypowiedzenie. Podobnie, gdy to pracownica złożyła wypowiedzenie nie wiedząc o tym, że jest w ciąży. W takim przypadku pracownica może powołać się na działanie pod wpływem błędu (np. wyrok SN z 11 czerwca 2003 r., I PK 206/02, OSNP 004/16/278).
Opinia o pracy
Pracodawca nie mamy obowiązku jej wydawać, nawet jeśli pracownik o to poprosi. Jeśli jednak pracodawca się na to zdecyduje, powinien wystawić rzetelną opinię. Jeśli opinia nie będzie obiektywna, będzie zawierała nieprawdziwe dane lub informacje dotyczące życia prywatnego pracownika, może zostać uznana za naruszającą jego dobra osobiste.
Zajęcie komornicze
Gdy wobec pracownika jest prowadzone postępowanie egzekucyjne i komornik zajął część jego wynagrodzenia za pracę, pracodawca musi potrącać określone kwoty z jego wynagrodzenia na zasadach określonych w art. 87–90 Kp. Jeżeli w chwili zakończenia zatrudnienia dług nie został w całości spłacony, w świadectwie pracy wpisuje się informacje dotyczące tego zajęcia. Wskazuje się komornika, numer sprawy egzekucyjnej oraz wysokość potrąconych dotychczas kwot. W takim przypadku pracodawca powinien również przesłać zawiadomienie komornika i dokumenty dotyczące zajęcia wynagrodzenia nowemu pracodawcy zatrudniającemu pracownika (ale tylko wówczas, gdy pracodawca wiemy, gdzie były pracownik zatrudnił się – pracodawca nie ma bowiem obowiązku specjalnego „poszukiwania” nowego pracodawcy). Dodatkowo pracodawca powinien również powiadomić o tym egzekwującego dług komornika oraz dłużnika byłego pracownika.
Wyrejestrowanie pracownika z ubezpieczeń
Powinno nastąpić w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania umowy o pracę, na formularzu ZUS ZWUA. Jako datę wyrejestrowania wskazuje się następny dzień po dniu ustania stosunku pracy.
Przekazanie PIT pracownikowi
Należy go dokonać w terminie 14 dni od otrzymania wniosku byłego pracownika o wydanie PIT-11 (art. 39 ust. 2 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, tekst jedn.: Dz.U. z 2016 r. poz. 2032 ze zm.)