Czasem błąd w świadectwie wyjdzie od razu i pracownik w ciągu 14 dni żąda jego sprostowania czy poprawienia. A czasem wyjdzie dopiero po latach. Jak w obu tych przypadkach wygląda procedura prostowania świadectwa?
Jeśli pracownik zauważy błąd w świadectwie pracy, ma prawo w ciągu 14 dni od jego wydania wystąpić do pracodawcy o jego sprostowanie czyli poprawienie. Pracodawca ma wówczas obowiązek w ciągu 7 dni od otrzymania tego wniosku od pracownika:
- albo sprostować świadectwo zgodnie z żądaniem pracownika
- albo przekazać pracownikowi odpowiedź (pisemną lub elektroniczną) odmawiającą sprostowania – z podaniem powodu.
Jeśli pracodawca odmówi sprostowania albo nie zareaguje na żądanie pracownika, ten ostatni może w ciągu 14 dni od odmowy (lub od końca terminu na odmowę – gdy pracodawca nie zareagował) wystąpić do sądu z żądaniem sprostowania świadectwa. Jeśli sąd przyzna pracownikowi rację, pracodawca będzie musiał wydać poprawione świadectwo – a poprzednią wersję usunąć z akt (zniszczyć).
A jeśli błąd wyjdzie później? Jeśli może on mieć jeszcze jakieś znaczenie, to przyjmuje się, że i tak należy sprostować świadectwo. I to zarówno wtedy gdy pracownik wykryje błąd i złoży wniosek o sprostowanie, jak i wtedy, gdy to pracodawca (kadry) wykryją błąd. Pozwoli to bowiem w przyszłości uniknąć np. roszczeń pracowników.
Po upływie 14-dniowego terminu na odwołanie się od treści świadectwa pracy zasadniczo pracownik nie może już żądać jego sprostowania. Jednak przyjmuje się, że także w przypadku, gdy błędy w świadectwie wyjdą później, należy je sprostować (inaczej pracownik np. mógłby pozwać nas o odszkodowanie za brak uprawnień, których nie mógł uzyskać wskutek błędu w świadectwie pracy). Zwykle uważa się jednak, że nie trzeba już prostować świadectwa, jeśli, np.:
- błąd nie jest istotny, np. chodzi o literówkę w słowie, które nie ma znaczenia (ale już np. literówka w nazwisku czy w dacie wskazującej długość okresu nieskładkowego może mieć duże znaczenie) albo
- błąd był wprawdzie istotny, ale obecnie sprawa jest już „przeterminowana” – np. błąd co do ilości wykorzystanego zwolnienia „na dziecko” z art. 188 kp – jeśli pomyłka wyszła na jaw dopiero po kilku latach (czyli dla kolejnego pracodawcy nie może to już mieć znaczenia).
Istotny błąd – nawet jeśli „wyszedł” po latach – powinniśmy poprawić niezależnie od tego, czy:
- zauważy go sam pracownik (i wystąpi z wnioskiem o sprostowanie), czy też
- sam pracodawca zauważy błąd (wtedy dobrze jest wysłać pracownikowi świadectwo z tzw. pismem przewodnim, w którym informujemy o sprostowaniu i prosimy o nieużywanie poprzedniej, błędnej wersji świadectwa).