Urlop na żądanie budzi wiele dyskusji i kontrowersji, zarówno w środowisku pracowników, jak i pracodawców. Z jednej strony urlop ten stanowi istotne uprawnienie dla pracownika, który może w nagłej sytuacji uzyskać wolny dzień w pracy, z drugiej może powodować po stronie pracodawcy trudności w prowadzeniu firmy. Skorzystanie nawet przez jednego tylko pracownika z urlopu na żądanie może doprowadzić do paraliżu firmy. Pracodawca nie ma bowiem w takiej sytuacji możliwości przygotowania się na nieobecność pracownika w pracy poprzez zorganizowanie zastępstwa czy odmienne rozdysponowanie zadań. Aby korzystać z urlopu na żądanie zgodnie z przepisami, warto zapoznać się z zasadami regulującymi tę formę urlopu wypoczynkowego.
Komu przysługuje urlop na żądanie i w jakim wymiarze?
Na podstawie art. 1672 Kodeksu pracy prawo do urlopu na żądanie ma każdy pracownik zatrudniony w oparciu o umowę o pracę, który nabył prawo do urlopu wypoczynkowego. W ciągu roku przysługują pracownikowi 4 dni urlopu na żądanie, niezależnie od liczby należnych dni urlopowych. Urlop na żądanie można wykorzystać w formie 4 dni następujących po sobie lub pojedynczo w różnym odstępie czasu. Urlop ten nie powiększa wymiaru urlopu wypoczynkowego, który wynosi 20 albo 26 dni, w zależności od okresu zatrudnienia, ale jest przyznawany w ramach urlopu wypoczynkowego. Oznacza to, że w każdym roku kalendarzowym pracownik ma prawo do 20 albo 26 dni urlopu wypoczynkowego, w tym 4 dni urlopu na żądanie. Dotyczy to oczywiście pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy.
Dni niewykorzystanego w danym roku urlopu na żądanie nie przechodzą na następny rok kalendarzowy i wraz z końcem roku tracą swój specyficzny charakter.
Kiedy i w jaki sposób należy zgłosić pracodawcy urlop na żądanie?
Choć Kodeks pracy nie określa czy urlop na żądanie trzeba zgłosić w godzinie planowanego rozpoczęcia pracy czy też np. godzinę przed, dobrą praktyką, mającą odzwierciedlenie w wyroku Sądu Najwyższego z dnia 15 listopada 2006 roku (sygn. akt I PK 128/06), jest złożenie żądania takiego urlopu jeszcze przed czasem, w którym pracownik powinien rozpocząć pracę.
Pracodawcę można poinformować o chęci wykorzystania takiej formy urlopu w dowolny, ale skuteczny sposób, np. ustnie, mailowo, telefonicznie, faxem czy nawet SMS-em. Wniosek o urlop na żądanie musi wskazywać termin urlopu, brak jest natomiast obowiązku uzasadniania tego wniosku, co oznacza, że pracownik nie musi wskazywać jakichkolwiek nadzwyczajnych okoliczności czy zdarzeń losowych, powodujących konieczność skorzystania z urlopu na żądanie. Co ważne, pracownik musi mieć pewność, że pracodawca otrzymał jego zgłoszenie oraz otrzymać jego akceptację.
Czy pracodawca musi wyrazić zgodę na urlop na żądanie?
Zgodnie z art. 163 §1 Kodeksu pracy urlopu na żądanie nie obejmuje się planem urlopów. Tym samym nie jest to urlop, którego udziela pracownikowi pracodawca, ale prawo do skorzystania z urlopu na żądanie wynika z przepisów prawa. W konsekwencji należy uznać, że samo zawiadomienie pracodawcy o rozpoczęciu urlopu stanowi podstawę do zwolnienia z obowiązku wykonywania pracy pod warunkiem, że pracownikowi urlop na żądanie przysługuje. Mimo jednak, że to nie pracodawca udziela urlopu na żądanie (tak jak to jest w przypadku normalnego urlopu wypoczynkowego, to żądanie pracownika musi uzyskać akceptację (tzn. brak sprzeciwu) pracodawcy.
Czy i kiedy pracodawca może odmówić udzielenia urlopu na żądanie?
Teoretycznie pracodawca zawsze powinien udzielić pracownikowi urlopu na żądanie, jednak w sytuacjach wyjątkowych i uzasadnionych może odmówić. Udzielenie urlopu na żądanie nie jest bowiem obowiązkiem bezwzględnym pracodawcy. Pracodawca ma prawo odmówić udzielenia urlopu na żądanie w przypadku wcześniej nieprzewidzianej, ważnej sytuacji lub gdy zagrożone jest dobro bądź mienie zakładu pracy. Mogą być to na przykład duże braki kadrowe w sezonie chorobowym lub urlopowym, kiedy nieobecność kolejnego pracownika zagroziłaby ciągłości pracy w firmie. Jeśli mimo odmowy, pracownik będzie nieobecny w pracy może to zostać potraktowane jako nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy, będąca ciężkim naruszeniem podstawowych obowiązków pracowniczych.
Z drugiej strony, odmowa pracodawcy dotycząca udzielenia wspomnianych dni wolnych może jednak stanowić wykroczenie przeciwko prawom pracownika (art. 282 §1 pkt 2 Kodeksu pracy).
Kiedy urlop na żądanie jest bezpodstawny?
Zgonie z przepisem art. 8 Kodeksu pracy:
Nie można czynić ze swego prawa użytku, który byłby sprzeczny ze społeczno-gospodarczym przeznaczeniem tego prawa lub zasadami współżycia społecznego. Takie działanie lub zaniechanie uprawnionego nie jest uważane za wykonywanie prawa i nie korzysta z ochrony.
Urlop na żądanie jest bezpodstawny wówczas, gdy pracownik od dłuższego czasu wie o swojej nieobecności w danym dniu, tzn. przyczyna jego nieobecności nie jest nagła i losowa. W takim przypadku pracownik może skorzystać z innych form usprawiedliwienia swojej nieobecności w pracy. Ponadto urlop na żądanie pracownika nie może w konsekwencji działać na szkodę pracodawcy. W razie sprzecznego z prawem korzystania przez pracownika z urlopu na żądanie lub za jego nadużycia pracodawca może stosować wobec niego sankcje przewidziane prawem pracy. W szczególności za sprzeczną z celem tych przepisów należy uznać zorganizowaną akcję polegającą na skorzystaniu z urlopu na żądanie przez całą załogę lub znaczną jej część, bowiem może to być potraktowane jako obejście przepisów o strajku.