Pytanie: Czy można wysłać wypowiedzenie pocztą e-mail (skan z własnoręcznym podpisem) za potwierdzeniem odczytu? Czy wypowiedzenie umowy wysłane taką drogą powinno być uznane? Oryginał byłby wysłany pocztą. Jak liczy się wtedy bieg terminu wypowiedzenia, od soboty do soboty, czy od dnia odebrania wypowiedzenia (wypowiedzenie odebrane np. w środę pocztą)?
Odpowiedź: Oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę może zostać wysłane e-mailem, jeżeli zostanie podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Wypowiedzenie musi być pisemne – co to znaczy?
Oświadczenie każdej ze stron o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia powinno nastąpić na piśmie. Do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.
Wypowiedzenie e-mailem – tylko z podpisem elektronicznym
Ilekroć Kodeks pracy przewiduje wymóg zachowania formy pisemnej, strony stosunku pracy mogą dokonać czynności także w formie elektronicznej, pod warunkiem że oświadczenie woli zostanie opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jeżeli pracownik lub pracodawca nie mają podpisu elektronicznego, muszą własnoręcznie podpisać oświadczenia o wypowiedzeniu umowy o pracę.
Ważne: Wysłanie oświadczenia o wypowiedzeniu umowy o pracę e-mailem będzie zgodne z przepisami, jeśli zostanie opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W przeciwnym wypadku, tzn. gdy e-mail nie będzie zawierał kwalifikowanego podpisu elektronicznego, nie zostanie spełniony wymóg zachowania pisemnej formy wypowiedzenia. Z tych samych względów niezgodne z przepisami byłoby przesłanie e-mailem skanu wypowiedzenia.
Okres wypowiedzenia – od kiedy biegnie, kiedy się kończy?
Bieg okresu wypowiedzenia rozpoczyna się z datą złożenia przez pracodawcę lub pracownika oświadczenia woli o wypowiedzeniu umowy o pracę. Oświadczenie woli należy uznać za złożone innej osobie z chwilą, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią. Oświadczenie woli wyrażone w postaci elektronicznej jest złożone innej osobie z chwilą, gdy wprowadzono je do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, żeby osoba ta mogła zapoznać się z jego treścią.
Okres wypowiedzenia umowy o pracę obejmujący tydzień lub miesiąc albo ich wielokrotność kończy się odpowiednio w sobotę lub w ostatnim dniu miesiąca. W przypadku gdy wypowiedzenie zostanie złożone wcześniej niż w sobotę lub w ostatnim dniu miesiąca, ustawowy okres wypowiedzenia ulegnie odpowiedniemu wydłużeniu. Jeżeli więc wypowiedzenie przesłane pocztą zostanie odebrane np. w środę, to od tego dnia biegnie okres 2-tygodniowego wypowiedzenia, który upłynie w sobotę.