W swojej praktyce spotykamy się z takimi oto stwierdzeniami pracowników:
- Różnicowanie pracownikom świadczeń względem przychodów na członka rodziny to dyskryminacja.
- Podział pracowników na tych z rodzinami i dziećmi oraz singli jest niesprawiedliwy.
- Wszyscy płacimy składkę na Fundusz, więc dlaczego jedni dostają więcej, inni mniej, a jeszcze inni wcale?
Poniżej przedstawiamy fakty i podstawowe zasady funkcjonowania ZFŚS w zakładzie pracy.
Czym jest ZFŚS?
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych to środki pieniężne gromadzone na odrębnym rachunku bankowym, pozyskane z corocznego odpisu na zakładowy fundusz socjalny. ZFŚS tworzony jest na podstawie ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, która określa zasady tworzenia funduszu, dopuszczalne formy pomocy czy sposoby rezygnacji z działalności socjalnej. Odpis na Fundusz ustalany jest na podstawie przeciętnej, planowanej na początku roku, średniej liczby zatrudnionych w przeliczeniu na pełne etaty. Nie jest dopuszczalne kwotowe ustalenie wysokości odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych np. na poziomie 300 zł na jednego zatrudnionego. Przepisy pozwalają jedynie na podwyższenie lub obniżenie wskaźnika procentowego odpisu czy świadczenia, wynoszącego na ogół 37,5 procent przeciętnego wynagrodzenia. Zawsze podstawą naliczania tego wskaźnika musi być przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej poprzedniego roku lub drugiego półrocza, jeśli to okaże się wyższe.
Kto ma obowiązek tworzenia ZFŚS?
Obowiązek tworzenia Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych spoczywa na pracodawcach, którzy na 1 stycznia danego roku zatrudniają co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty.
Jakie świadczenia mogą być finansowane z ZFŚS?
Świadczenia finansowane z ZFŚS muszą spełniać kryteria działalności socjalnej, za którą rozumie się świadczenia na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy rzeczowej lub finansowej, a także pomoc na cele mieszkaniowe. Funduszem zarządza pracodawca. Ma on bezwzględny obowiązek gospodarowania środkami funduszu zgodnie z przepisami. Zasady i warunki przyznawania świadczeń finansowanych z ZFŚS są określane w regulaminie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, który musi być zgodny z art. 27 ust. 1 lub art. 30 ust. 5 ustawy o związkach zawodowych. Jeżeli w zakładzie pracy nie działają związki zawodowe, wówczas regulamin uzgadnia się z pracownikiem wybranym przez resztę zatrudnionych do reprezentowania pracowników przed pracodawcą.
Głównym celem funduszu socjalnego jest pomoc w momencie ciężkiej sytuacji materialnej. Ustawa podpowiada, na co można przeznaczyć otrzymane na podstawie odpisu środki.
Jedną z form jest dofinansowanie wypoczynku pracownika. Może ono przyjąć różne wersje, to znaczy może dotyczyć tylko pracownika lub wspomagać również dzieci pracowników. Inną formą pomocy z Funduszu są bezzwrotne zapomogi pieniężne przyznawane pracownikom, którzy dotknięci zostali poważnym zdarzeniem losowym, borykają się z ciężką lub przewlekłą chorobą, mają dzieci wymagające specjalnej opieki lekarskiej, posiadają wielodzietne rodziny lub samotnie wychowują dzieci.
Kolejną dopuszczalną przez ustawę formą pomocy jest pożyczka z przeznaczeniem na cele mieszkaniowe. Z Funduszu mogą być również dofinansowane świadczenia o charakterze sportowo-rekreacyjnym lub kulturalno-oświatowym. Dopuszczalne jest także dofinansowanie innych świadczeń rzeczowych na przykład w postaci paczek dla dzieci. Od niedawna pracodawca może także wesprzeć podległych pracowników w finansowaniu żłobków i przedszkoli dla dzieci.
Czego nie można finansować ze środków ZFŚS?
Do najczęstszych nieprawidłowości w finansowaniu ze środków funduszu zaliczyć można opłacanie: firmowych stołówek, wynagrodzeń pracowników obsługujących ZFŚS, zakupu środków trwałych, prywatnej opieki medycznej czy profilaktycznych szczepień. Niezgodne z ustawą jest także finansowanie ubezpieczeń, dojazdów do pracy, imprez integracyjnych, świąt i imprez firmowych, imprez okolicznościowych, prezentów, nagród, edukacji.
Kto jest uprawniony do otrzymania pomocy z ZFŚS?
Zgodnie z art. 2 pkt 5 ustawy o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych osobami uprawnionymi do korzystania ze świadczeń z ZFŚS są nie tylko pracownicy, lecz także ich rodziny, emeryci i renciści będący byłymi pracownikami i ich rodziny oraz inne osoby, którym pracodawca przyznał w regulaminie prawo do korzystania ze świadczeń finansowanych z ZFŚS.
Przepisy nakazują uzależniać ewentualność dopłat i ich wysokość od oceny sytuacji życiowej, rodzinnej, zdrowotnej i materialnej osoby składającej wniosek o pomoc. Szczegółowe kryteria oraz poziom przychodu/dochodu uprawniający do wnioskowania o dopłaty określa regulamin ZFŚS.
Biorąc pod uwagę fakt, że pomoc uzależniona jest od kryteriów socjalnych, niedopuszczalne jest wypłacanie dofinansowań wszystkim pracownikom w równych kwotach lub w uzależnieniu od niedozwolonych kryteriów takich jak na przykład: rodzaj umowy, wymiar etatu, ocena pracy, staż pracy czy zajmowane stanowisko.
Taki tok postępowania znajduje potwierdzenie w wyroku Sądu Administracyjnego z 16 września 2009 r., sygn. akt I UK 121/09:
(…) Podstawowa zasada dysponowania środkami funduszu została określona w art. 8 ust. 1 ustawy (…) stanowi, że przyznawanie ulgowych świadczeń i wysokość dopłat z funduszu powinny być uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby korzystającej z funduszu. Nie ma w tym zakresie wyjątków. Nawet regulamin nie może zmienić tej zasady. Stąd świadczenia wypłacone przez pracodawcę z pominięciem owej zasady podstawowej nie mogą być ocenione – w sensie prawnym – jako świadczenia socjalne, a jeżeli tak, to nie mogą korzystać z uprawnień przyznanych tym świadczeniom przez system ubezpieczeń społecznych. Innymi słowy, pomoc z funduszu, może być dokonywana jedynie wówczas, gdy uzależnia się jej przyznawanie od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika.
Pracodawca, który sfinansuje z ZFŚS wydatki, które nie spełniają warunków działalności socjalnej, może zostać ukarany przez inspektora Państwowej Inspekcji Pracy mandatem, którego wysokość może wynieść do 5.000 zł.
Kto decyduje o przyznawaniu świadczeń z ZFŚS?
O sposobie wydatkowania środków socjalnych decyduje pracodawca, który wszystkie najważniejsze kwestie dotyczące realizacji polityki socjalnej zawiera w regulaminie funduszu socjalnego. Regulamin ten winien być uzgodniony z zakładowymi organizacjami związkowymi, a w przypadku ich braku z przedstawicielem rady pracowniczej. Czasami, szczególnie w większych firmach powoływane są do życia tzw. Komisje Socjalne.
Świadczenia finansowane z ZFŚS jako podstawa oskładkowania i opodatkowania
Świadczenia finansowane z ZFŚS, które spełniają kryteria dotyczące działalności socjalnej oraz pozostałe określone ustawą, nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz są wyłączone z podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne.
Otrzymane przez pracownika świadczenia finansowane z ZFŚS stanowią przychód podatkowy ze stosunku pracy, przy czym nie w każdym przypadku podlega on opodatkowaniu. Świadczenia finansowane z ZFŚS mogą korzystać ze zwolnienia z opodatkowania, jeżeli spełnione są łącznie niżej wymienione kryteria:
- mają charakter świadczeń rzeczowych lub pieniężnych,
- są w całości finansowane z funduszu,
- otrzymywane są w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o ZFŚS,
- ich wysokość nie przekracza w roku podatkowym kwoty 380 zł (nadwyżka podlega opodatkowaniu).
Koszt uzyskania przychodu przedsiębiorstwa a świadczenia finansowane z ZFŚŚ
Wydatki poniesione przez pracodawcę na działalność socjalną, która jest finansowana z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów, gdyż kosztem podatkowym jest odpis przeznaczany na ten fundusz, pod warunkiem, że środki pieniężne stanowiące równowartość tych odpisów i zwiększeń zostały wpłacone na rachunek ZFŚS.