Czy pracownik powinien składać wniosek o urlop okolicznościowy?

Przepisy dotyczące sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy nie przewidują obowiązku składania pisemnego wniosku o udzielenie urlopu okolicznościowego.

Przepisy dotyczące sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy nie przewidują obowiązku składania pisemnego wniosku o udzielenie urlopu okolicznościowego. Czy jednak pracownik powinien go złożyć? Jeżeli tak, to czy wniosek powinien być przechowywany w dokumentacji pracowniczej?

Czy pracownik powinien składać wniosek o urlop okolicznościowy?

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz.U. z 2014 r. poz. 1632) nie reguluje procedury występowania o zwolnienie od pracy w związku z wystąpieniem zdarzeń wskazanych w rozporządzeniu, w tym nie wprowadza obowiązku składania pisemnego wniosku o udzielenie takiego zwolnienia.

Przeczytaj również: Urlop okolicznościowy

Regulamin pracy powinien ustalać w szczególności przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy (art. 1041 § 1 pkt 9 kp).

Gdzie przechowywać wniosek o urlop okolicznościowy?

Jeżeli taki wniosek jest składany, to czy powinien być przechowywany w dokumentacji pracowniczej – czy może być przechowywany w części B akt osobowych, czy raczej powinien być przechowywany wraz z dokumentacją dotyczącą ewidencjonowania czasu pracy?

MRiPS, wskazało, że podobnie rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369) nie wymaga przechowywania wniosków pracownika dotyczących udzielenia zwolnień od pracy innych niż zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych (§ 6 pkt 1 lit. b rozporządzenia), których konieczność przechowywania wynika z potrzeby właściwego ustalania pracy w godzinach nadliczbowych (zob. art. 151 § 21 kp).

Przepis § 6 pkt 1 lit. a tego rozporządzenia wymaga jednak od pracodawcy prowadzenia oddzielnie dla każdego pracownika dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmującej ewidencję czasu pracy, która ma zawierać m.in. informacje o rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy. Pracodawca może zatem dla zapewnienia kompletności dokumentacji dotyczącej czasu pracy oraz do celów dowodowych przechowywać złożone przez pracownika wnioski o udzielenie zwolnień od pracy wraz z dokumentami dotyczącymi ewidencjonowania czasu pracy, a nie w części B akt osobowych pracownika.

Niemniej przechowywanie takich wniosków (wniosku o urlop okolicznościowy) w aktach osobowych pracownika nie jest z prawnego punktu widzenia wykluczone.